Пресс-релизы

6 февраля 2012 г

Организовываем работу через SkyDrive

Microsoft постоянно совершенствует облачный сервис SkyDrive, и уже сейчас с его помощью люди могут совместно работать над различными проектами. Мы предлагаем вам советы и подсказки, которые помогут эффективнее использовать возможности SkyDrive и Office. Предположим, вы работаете над каким-нибудь проектом вместе с другими людьми. Ваши коллеги – на другом конце города или даже в другом уголке страны. Кто-то использует PC, кто-то предпочитает Mac. Вы хотите создать убедительную презентацию, хороший бизнес-план или качественный финансовый анализ.

Многие люди работают «по старинке» - работают порознь и обмениваются файлами между собой. Это усложняет работу, поскольку не всегда ясно, работаете ли вы с последней версией документа. Здесь также помехой могут стать ограничения по объемам вложений в электронной почте. Еще много времени тратится на то, чтобы соединить воедино разные документы Word или презентации в PowerPoint, присланные по электронной почте.

Чем может помочь SkyDrive

Со SkyDrive вы можете хранить все свои файлы в одном месте, и каждый человек может получить доступ к последней версии документа. Также вы получите возможность использовать бесплатное веб-приложение Office для редактирования документов в любом браузере.

А вот что большинству людей не известно, так это то, что SkyDrive и веб-приложения Office интегрируются с Office, который установлен на PC или Mac. Поэтому можно работать над документами из облака прямо из программ, установленных на компьютере. Если правильно настроить сервис, он позволит работать над документом Word или презентацией в PowerPoint одновременно с другими людьми.

Таким образом, вся команда получает мощные инструменты для авторского оформления и форматирования проекта, которые знакомы по Microsoft Office. Все могут работать над последней версией документа одновременно, и не нужно конвертировать файлы, чтобы избегать конфликта форматов. А с интернет-приложением OneNote и вставками PowerPoint SkyDrive превращается в штаб, в котором можно размышлять, создавать, сотрудничать и публиковать проекты.

Советы

Предлагаем вам семь подсказок для полноформатного сотрудничества в облаке – при помощи PC и Mac.

Совет 1: Добавьте SkyDrive.com на рабочий стол, чтобы быстро получать к нему доступ.

Если у вас PC под управлением Windows 7, вы можете прикрепить SkyDrive к панели задач и получать быстрый доступ к файлам, а также делиться контентом через Internet Explorer 9:

Если у вас Mac, нужен другой подход. Программы типа Fluid или Automator помогут прикрепить SkyDrive к Доку (панели) вместе с иконкой SkyDrive. Однако такой способ может конфликтовать с программным модулем, который нужен SkyDrive для того, чтобы открывать приложения Office на вашем Mac (смотрите FAQ). Мы рекомендуем простой выход:

- Воспользуйтесь Safari или Firefox для того, чтобы зайти в SkyDrive.com, и выберите пункт «Оставаться в системе» («Keep me signed in»);

- Перетащите иконку SkyDrive с адресной строки в свой Док:

Совет 2: Создайте для команды отдельное место, которое будет легко найти.

Есть два способа обеспечить общее пространство для команды в SkyDrive. Можно создать SkyDrive-группу или поделиться с участниками коллектива папкой в этом облачном сервисе:

Учитывая последние обновления, делиться папкой выгоднее для многих проектов, особенно для недолговечных. Сейчас можно создавать, сотрудничать и публиковать, размещая файлы в одном месте без создания дополнительных версий:

Чтобы расширить возможности:

- Используйте вложенные папки, чтобы хранить все файлы группы в одной общей папке. Если вы так организуете контент, ваши коллеги получат доступ ко всем документам, нажав на раздел «Общее» («Shared») в своем SkyDrive:

- Настройте права доступа отдельно для каждого файла или вложенной папки в случае, если, например, вам нужно привлечь посторонних людей к проекту. Если же вы готовы поделиться своей работой с миром, любой контент (например, презентацию) можно открыть для общего доступа. Также есть возможность разместить тот или другой контент в своем блоге – для этого нужно выбрать любой файл в SkyDrive и нажать «Вложить» (Embed):

Совет 3: Конспекты совещаний, наброски и списки задач лучше хранить в SkyDrive, чем в электронной почте.

SkyDrive сотрудничает с OneNote, поэтому заметки и наброски можно хранить в виртуальном блокноте, который будет доступен и для команды. Вместо того чтобы просеивать старые разговоры в электронной почте в поисках нужной информации, каждый может получить быстрый доступ к истории проекта из одного источника.

Для начала нужно создать новый блокнот в общей папке, используя веб-приложение OneNote. Затем каждый из команды сможет просматривать заметки, зайдя в папку:

Веб-приложение OneNote хорошо работает и на Mac, и на PC. Кроме того, в него можно заходить, подобно всем другим файлам, через закладку SkyDrive. Если у вас установлена программа OneNote 2010 на PC, вы можете сделать свою записную книжку доступной для работы без подключения к сети и использовать дополнительные возможности: снимок экрана, оформление и другие. Получить доступ к своим заметкам можно также через Windows Phone, iPhone или iPad.

Совет 4: Получайте доступ к SkyDrive непосредственно из Word, Excel или PowerPoint, с подключением к сети или без него.

Когда команда уже собрана, может оказаться, что вы часто работаете над определенными документами, например, над презентацией или финансовой моделью.

Если вы хотя бы раз открывали определенные файлы из SkyDrive с помощью Windows 7 и Office 2010, вы можете прикрепить их к панели задач, нажав правую кнопку мыши на Word, Excel или PowerPoint. После этого можно исправлять и автоматически сохранять документы в облаке.

Также с помощью Word, Excel или Word 2010 можно использовать меню «Файл / Последние документы» для других задач. Например, можно прикреплять дополнительные файлы или целую общую папку.

Работая с Mac, можно получить доступ к любому SkyDrive-документу, который вы недавно открывали. Для этого нужно зайти в меню «Файл / Открыть недавнее» в офисном приложении, которое вы используете:

Если у вас нет подключения к сети, вы все равно можете получить доступ к документам на SkyDrive. На PC нужно запустить «Центр загрузки» (Upload Center) Microsoft Office 2010 из стартового меню или с панели задач. В нем можно просматривать недавно загруженные файлы, которые сохранились в кэше для использования в оффлайн-режиме. На Mac можно зайти в «Центр загрузки» через файловый менеджер Finder.

Совет 5: Используйте соавторство в Word, чтобы убедиться, что все идет по плану.

Если вы и ваши коллеги используете Word 2010 на PC, Word 2011 на Mac или веб-приложение Word, вы можете работать вместе над одним и тем же Word-документом в SkyDrive одновременно.

Если же стиль вашей команды – «разделять и властвовать», режим соавторства может помочь увидеть конечный сведенный документ. Таким образом, каждый может убедиться, что его часть работы соответствует тому, что делает вся остальная команда. Можно даже увидеть, кто работает над определенным документом в указанное время:

Чтобы максимально использовать эту возможность, применяйте функцию Track Changes. Она позволяет видеть каждую правку, которую вносят коллеги в документ. Если вы включите эту функцию, не забывайте, что у вас не будет возможности редактировать документ через веб-приложение Word, пока вы не подтвердите все изменения.

Совет 6: Не собирайте презентацию в PowerPoint в последнюю минуту – используйте соавторство.

SkyDrivе поддерживает PowerPoint 2010 для PC и PowerPoint 2011 для Mac. Это означает, что над одной презентацией можно работать вместе одновременно. По сравнению с обменом отдельными слайдами по электронной почте, это может значительно сэкономить время. Кроме того, это делает форматирование более последовательным. Чтобы воспользоваться этим преимуществом:

- Добавляйте в презентации пустые кадры, на которых будет записана ее «история».

- Закрепите отдельные кадры за членами команды, тогда каждый человек точно будет знать, что должен сделать. Поскольку каждый периодически сохраняет свою презентацию, люди автоматически будут получать обновления от остальной команды.

- Храните прикрепленные к SkyDrive файлы Excel и PowerPoint вместе. В таком случае, если кто-то из команды обновит книгу Excel, автоматически обновится и соответствующий график в PowerPoint – без дополнительного копирования, вставки и перезаписи:

Совет 7: Используйте историю версий, чтобы предотвратить катастрофы.

Для документов Office, которые редактируются в сети или на PC, SkyDrive автоматически сохраняет последние 25 версий. Они хранятся в облаке, однако не учитываются при подсчете объема данных, занимаемых вами на SkyDrive. Версии позволяют откатить файл после внесения неправильных изменений. Кроме того, они помогают вернуться назад во времени и увидеть, насколько далеко зашел проект.

Для просмотра истории версий нужно нажать мышкой на любом документе Office и выбрать восстановление и удаление определенной версии. Если вы хотите восстановить предыдущую версию, SkyDrive не запишет ее поверх текущего файла. Вместо этого он сделает снимок текущего документа и сохранит его как еще одну версию.

версия для печати

SMS

Сообщите коллегам о последних новостях, пресс-релизах и сведениях из Каталога компаний через наш SMS-гейт.

Смотрите также

17 октября 2013 г

 • В Киеве завершился Международный научно-технологический форум «Наука. Инновации. Технологии – 2013»
 • Впервые в Киеве будет проведен глобальный курс для начинающих предпринимателей Earlydays

16 октября 2013 г

 • Украинские предприниматели выходят на международный рынок с помощью Windows Azure
 • Бионические разработки Festo – инвестиции в будущее

15 октября 2013 г

 • Компании тратят $1,5 млн в год на покупку поддельных наклеек на компьютеры

11 октября 2013 г

 • Відбувся 4-й Український форум з управління Інтернетом IGF-UA
 • В Киеве прошла Региональная конференция ENOG 6/RIPE NCC
 • Графические процессоры ускоряют пошив плаща-невидимки
 • Mail.Ru Group оштрафовали за отказ нарушить тайну переписки
 • Количество Android-смартфонов в сети «Киевстар» превысило 2 млн