Пресс-релизы

27 июля 2010 г

Если бы принтер мог говорить!

Что может принтер рассказать о вашей компании – Уилсон Гардинер, консультант по корпоративным решениям в Европе, Африке и на Ближнем Востоке.

Как гласит английская поговорка, авторство которой приписывают Уильяму Шекспиру, глаза являются окнами души и могут рассказать о мыслях человека больше, чем его слова. То же можно сказать о корпоративном принтере. Он вездесущ, но о нем редко говорят. Он «видит» все, что происходит в компании – от зарплатных ведомостей до контрактов на миллионы долларов. И пристальный взгляд на среду печати вашей компании может обнаружить довольно много интересного – если знать где и как смотреть.

Природа бизнеса

Нет двух одинаковых компаний и, соответственно, нет двух одинаковых потребностей в печати и цифровой обработке изображений. Требования к печатной среде при централизованных операциях с высоким уровнем безопасности значительно отличаются от требований к рабочей среде без акцента на безопасности, дающей возможность работать из дома или удаленно.

«Профиль печати» компаний, работающих в различных секторах, можно составить с помощью таких инструментов, как НР Web JetAdmin. Вот некоторые примеры:

Рекламное агентство

• Рекламное агентство расходует на печать до 15% дохода .

• В большинстве креативных компаний рабочая среда распределена и предусматривает возможность работы из разных точек – с мобильного устройства, из офиса клиента или партнера, из дома.

• Может потребоваться печать формата А3 или даже больше и используется много цветной печати

Банковский сектор:

• В секторе розничных банковских услуг более востребована черно-белая печать, на которую расходуется до 5% организационного оборота.

• Широкая сеть филиалов и акцент на совместимости рабочих процедур и безопасности ставит особые требования к среде печати

• Печать может быть настроена для различных пользователей индивидуально. Ключевым моментом является безопасность печати, и печать может быть как централизованной, так и распределенной по филиалам. В таких компания обычно требуется печать больших объемов персонализированных документов, например выписок со счетов или рекламных писем.

Нефтяная компания

• Компании, работающие в нефтяном секторе, характеризуются самым низким процентом расходов на печать и тратят всего около 1% годового дохода на печать.

• Общая характеристика – централизованная среда печати, в основном черно-белая печать формата А4/А3, без возможностей удаленной работы.

Информацию такого рода можно получить в ходе аудита среды печати, и сравнить с ключевыми показателями каждого сектора. Использование чернил и тонера является значительной составляющей любой оценки, именно поэтому важно понимать, какие типы документов печатают сотрудники предприятия. Разница в количестве и стоимости расходных материалов может обескуражить – при печати обычных черно-белых писем или заметок чернила или тонер покрывают от 3 до 5% листа, но эта цифра может возрасти до 100% при печати презентаций или еще больше при печати цветных страниц. Более того, на показатель стоимости страницы печати может значительно повлиять производитель и модель принтера. Профили печати различных департаментов внутри организации тоже будут отличаться – к примеру, маловероятно, что бухгалтерия печатает много цветных плакатов.

Такой аудит дает возможность менеджерам сравнить свою компанию с аналогичными по размеру и виду деятельности, определить возможности повышения эффективности, ознакомиться с лучшими методами организации работы и внедрять их. Хотя на практике большинство предприятий так далеко не заходят.

Согласно с недавним исследованием рынка услуг печати, проведенном компанией Quocirca : «Аудит является фундаментом для успешного внедрения управляемых услуг печати… При том, что многие компании проводят аудит остальных ИТ-операций, средой печати обычно пренебрегают…». По данным компании IDC ситуация является еще более тревожной: «Большинство ИТ-департаментов не знают, сколько у них устройств печати и копирования на предприятии, поскольку решения о покупке принимаются фрагментировано менеджерами различного уровня» .

«Домашние» принтеры и человеческий фактор

Очевидно, что тщательный аудит корпоративной среды печати может выявить несовпадения между структурой печати определенной компании и других организаций того же размера или бизнес-сектора. Аудит печати может оказаться еще более интересным с точки зрения человеческого поведения и того, как персонал использует среду печати. Учитывая, что стоимость печати – в среднем – равняется 6% дохода предприятия, оптимизация производительности печати должна быть среди приоритетов любой организации.

Российский оператор мобильной связи «Вымпелком», представленный на рынке Украины бредом «Билайн», в прошлом году провел аудит печати, и оказалось, что почти 50% печати в компании не относилось непосредственно к бизнесу – сотрудники печатали личные документы, от брони отелей до фотографий из отпуска! И последние - непременно в полном цвете!

Не говоря о несанкционированных распечатках, может поразить количество и разнообразие несанкционированных принтеров, подключенных к корпоративной сети! Это касается не только издержек и вопросов безопасности, но и той изобретательности, с которой пользователи маскируют свои личные устройства. Наиболее частые тайники для «нелегальных» устройств (которые часто считаются статусным признаком в компании)– ящики столов и шкафы. Но все тайное становится явным под бдительным присмотром таких инструментов, как Web Jetadmin!

Опыт показывает, что централизованные инструменты управления могут выявить – в среднем – до 10% дополнительных устройств печати, которые не учтены ИТ-менеджментом. Кроме значительных рисков безопасности, особенно при подключении к сети, каждый «домашний» принтер требует определенной поддержки – операционных расходов, обновления программного обеспечения и – конечно – расходных материалов. Что касается последнего пункта, то такие материалы нужно доставлять, хранить, заказывать, оплачивать, что увеличивает издержки на каждом этапе и снижает эффективность.

Безопасность

Эффективное управление всей средой печати компании неизбежно делает эту среду более безопасной. Инструменты управления могут использоваться для отслеживания и контроля над доступом, внедрения процедур совместимости и получения сигнала в случае неправильного или несоответствующего использования оборудования. Этот момент очень важен для наших пользователей: 80% отмечают, что защита конфиденциальных бизнес-сведений от несанкционированного доступа является наиболее важным вопросом безопасности, который возникает в связи со средой печати и цифровой обработки информации.

Артур Ходжаев, ИТ-менеджер компании «Вымпелком» (клиент группы печати и цифровой обработки изображений НР) резюмирует влияние внедрения корпоративных инструментов управления на операции компании – «Теперь у нас есть точное представление о том, что печатается и когда, кроме того у нас есть возможность моментально обновлять драйверы и протоколы безопасности».

Всевидящее око

Среда печати является не только зеркалом компании, но и может помочь менеджменту всевидящим оком наблюдать за расходами. Внутреннее исследование НР показало, что, к примеру, использование универсального драйвера печати НР для конфигурирования двусторонней печати может сэкономить до 700 тонн бумаги в год, что для предприятий по всему миру означает 4,9 млрд евро годовой экономии.

Консолидация парка устройств печати через аудит может также значительно снизить издержки на электроэнергию. Такой подход помог британскому Университету Ноттингем-Трент снизить потребление энергии парком печатных устройств на 35%, что способствовало сохранению титула самого «зеленого» университета в Великобритании. Политика управления также может закрыть доступ к несанкционированной цветной печати, таким образом снижая расходы материалов.

Кроме того, экономия может возникать в связи с использованием таких инструментов, как Web Jetadmin, для мониторинга и централизованного управления принтерами, непосредственно снижая операционные издержки и автоматизируя весь процесс управления.

Для четкого видения статуса корпоративной среды печати и поведения тех, кто с ней взаимодействует, существуют различные инструменты и пакеты управления. Они представлены в широком спектре, от доступных для бесплатного скачивания (например, WebJetadmin), до решений на контрактной основе, которые предоставляют еще больший уровень управления информацией и специфического анализа.

Если бы принтер мог говорить…

Если бы принтеры могли говорить, они бы рассказали многое о компании – все, от зарплатных ведомостей до миллионных контрактов проходит через эти устройства. Но поскольку принтеры не могут говорить, специальные инструменты управления гарантируют, что все необходимые данные, создаваемые парком принтеров, будут собраны, проанализированы и использованы во благо организации.

версия для печати

SMS

Сообщите коллегам о последних новостях, пресс-релизах и сведениях из Каталога компаний через наш SMS-гейт.

Смотрите также

17 октября 2013 г

 • В Киеве завершился Международный научно-технологический форум «Наука. Инновации. Технологии – 2013»
 • Впервые в Киеве будет проведен глобальный курс для начинающих предпринимателей Earlydays

16 октября 2013 г

 • Украинские предприниматели выходят на международный рынок с помощью Windows Azure
 • Бионические разработки Festo – инвестиции в будущее

15 октября 2013 г

 • Компании тратят $1,5 млн в год на покупку поддельных наклеек на компьютеры

11 октября 2013 г

 • Відбувся 4-й Український форум з управління Інтернетом IGF-UA
 • В Киеве прошла Региональная конференция ENOG 6/RIPE NCC
 • Графические процессоры ускоряют пошив плаща-невидимки
 • Mail.Ru Group оштрафовали за отказ нарушить тайну переписки
 • Количество Android-смартфонов в сети «Киевстар» превысило 2 млн