Электронные счета-фактуры и электронный документооборот

Электронные счета-фактуры - это такие же юридически значимые документы, как и их бумажные варианты.

Электронные счета-фактуры содержат реквизиты, все необходимые данные для оплаты и также должен быть подписан руководителем или уполномоченным лицом, для этого используется эцп (электронная цифровая подпись).

Электронный счет также регистрируется, хранится в течение 4 лет.

Поскольку государство заинтересовано в переводе первичной документации в электронный вид, то была разработана целая нормативно-правовая база по работе с системой электронного документооборота. Рядом документов определен формат электронного счета-фактуры, который должен строго соблюдаться в деловодстве. Использоваться электронный счет-фактура должен только по согласию двух сторон. Чтобы такой счет был действителен, его должен подписать руководитель (уполномоченное лицо) с помощью электронной подписи.

Электронная подпись

Электронная подпись – это особая информация в электронном виде, используемая для определения лица, подписавшего документ. Иными словами, это реквизит документа в электронном виде, созданный с помощью криптографического кодирования информации с использованием персонального ключа.

Электронная подпись позволяет выявить, был ли изменен документ после его подписания, для возможности подписать документ в электронном виде, необходимо получить квалификационный сертификат и специальный ключ.

Для того чтобы иметь возможность удобной работы с электронным документооборотом уже созданы специальные программы. Одной из самых популярных является диадок – программа для обмена первичной электронной документации.

Электронные счета-фактуры принимаются и контролирующими органами для отчетности. Сделать это можно будет по Интернету. Порядок предоставления электронных документов также детально описан в нормативно-правовых актах министерства Финансов.