Что даст организация электронного документооборота

Каждая компания проходит этап организации собственного документооборота по-разному, но «канцелярские» проблемы у всех одинаковые.

Неважно, какая ошибка произошла: потерян бумажный документ или дважды проведен, но результатом будет задержка выполнения контракта и потеря времени и прибыли.

Избежать большинства проблем с прохождением документов внутри компании позволяет организация электронного документооборота, причем внедрять такую систему можно с самого начала работы фирмы. Эффективность работы электронного контроля документации наиболее ощутима в растущих и активных компаниях. Одного сервера может быть достаточно для работы сотни пользователей. База данных и доступ к ней формируется с учетом требований компании, причем контроль и управление документацией может осуществляться дистанционно.

Немаловажный аспект деятельности каждого предприятия – конфиденциальность – обеспечивается созданием различных маршрутов прохождения документов. Создание жестких маршрутов продвижения каждого распоряжения гарантирует, что четкая организация электронного документооборота обеспечит абсолютную безопасность информации и не допустит несанкционированного ее распространения. В системе разграничены права пользователей. В то же время здесь обеспечена коллективная работа с электронным контентом. Каждый пользователей в пределах своего доступа работает с документом на определенном этапе: от его получения из любого источника и регистрации до исполнения и уничтожения после передачи в архив.

Электронная рассылка обеспечивает оперативное выполнение каждого организационно-распорядительного документа (ОРД), ведь все исполнители его получают в режиме реального времени. Все внутренние документы в системе отмечены определенными индикаторами, что позволяет в любой момент определить стадию выполнения каждого или сформировать отчеты и аналитические справки.

Контроль на каждом этапе не позволяет «потерять» ни одно распоряжение, что крайне важно при формировании договорных документов как с поставщиками, так и с потребителями компании. Учет заявок на оплату значительно улучшает финансовую дисциплину и минимизирует нарушения обязательств фирмы.

Электронный документооборот создает комфортные условия для работы специалистов и обеспечивает четкий контроль со стороны руководителей, что неизменно приведет к успеху бизнеса компании.