Публикации

Правила этикета переговоров во время видеоконференцсвязи

Для акул бизнеса не секрет как должны проходить переговоры с партнерами для достижения успешных договоренностей – их тактика отрабатывалась годами. С появлением и активным развитием видеоконференцсвязи (ВКС) мировая бизнес-общественность уверенно переходит на виртуальную схему деловых переговоров позволяющую открыть новые возможности обмена информацией между партнерами и максимально приблизить общение на расстоянии к «живому» диалогу.

С появлением систем ВКС у бизнеса появилась уникальная возможность объединять различные бизнес-группы на любом расстоянии, без лишних затрат времени и средств на организационную часть и переезды, в одну деловую конференцию (встречу). Как же коммуницировать с партнерами посредством видеоконференцсвязи, чтобы результаты переговоров были не менее успешными, чем при личной встрече?

Успешный бизнес – это, прежде всего, успешные договоренности. Чтобы слаженно вести переговоры посредством видеоконференцсвязи и достигнуть максимально эффективного результата сотрудничества, необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения на расстоянии. Для этого компанией TrueConf – разработчиком и производителем решений видеоконференцсвязи, были созданы рекомендации переговорного процесса посредством видеоконференцсвязи.

Подготовка

К переговорам посредством видеоконференцсвязи стоит готовиться также тщательно, как и к личной встрече с партнерами. Коммуникационные процессы должны проходить максимально естественно, поэтому подготовьтесь к переговорному процессу заранее. Для этого заблаговременно пригласите участников будущей конференции, сообщите им тему, дату, время проведения и программу будущей встречи (конференции). Заранее подготовьте все необходимые материалы, включая документы и презентации, которые хотите продемонстрировать в рамках конференции. Подключите необходимые устройства и убедитесь в их работоспособности (камеры, спикерфоны, экран и, в случае необходимости, прочие технические средства). Параллельно с этим рекомендуем вам отключить лишнее программное обеспечение, которое не используется на момент проведения конференции и задействует значительные технические ресурсы. Ознакомьтесь с набором функциональных клавиш вашей системы ВКС, а также ознакомьте с ним участников конференции. Перед самым началом сеанса видеоконференцсвязи минимизируйте внешние звуки (выключите мобильные устройства, закройте окна в переговорной комнате и пр.). Проведите тестовую видеоконференцию внутри вашей организации и еще раз убедитесь, что все готово для ее начала.

Пунктуальность

Активируйте видеоконференцию за 30 минут до начала мероприятия и дайте возможность участникам подключиться заранее. Сеанс видеоконференцсвязи начните вовремя, согласно заранее оговоренному времени. Убедитесь, что все следят за ходом встречи, проверьте наличие связи. Ведущий конференции должен всех поприветствовать и представиться в начале. После приветствия необходимо известить всех о регламенте и плане выступления, а также о том, что ведется запись конференции, в случае активации данной функции.

Регламент

Видеокамеру необходимо разместить над экраном воспроизведения в переговорной комнате, а микрофон или спикерфон на столе с участниками. В случае удаленного участия посредством использования персонального компьютера, установите веб-камеру над монитором. При общении с помощью видеоконференцсвязи смотрите на экран и говорите согласно установленному регламенту. На переговорах не принято перебивать выступление партнеров или коллег. После изъяснения позиции оппонентами можно задать уточняющие вопросы. Если у вас все-таки есть необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, воспользуйтесь функцией «поднять руку». Таким образом вы информируете всех о том, что у вас есть вопрос или дополнение. После предоставления слова необходимо представиться, а свое высказывание сделать максимально кратким и конкретным. Если кроме вас на переговорах присутствуют и другие члены делегации, эксперты и советники, предоставьте слово для выступления и им.

Звук и видео

В случае использования управляемой камеры (PTZ), выделите человека отвечающего за ее управление, что поможет участникам сосредоточиться на сути переговорного процесса. Не стоит оставлять включенным микрофон во время выступления партнеров или коллег на другой стороне видеовещания, чтобы не исказить звук и не создавать помехи. Также следует держать микрофон подальше от телефонов или других искажающих звук предметов.

Речь

Говорите четко и внятно. В случае необходимости увеличьте или уменьшите громкость спикерфона или микрофона. Техническая деталь – во время переговоров необходимо соблюдать «контакт» с веб-камерой и минимизировать движения. Так вы не будете способствовать помехам при виртуальных переговорах.

Графика

Наглядные пособия должны помогать понять смысл выступления, а не уводить собеседников в сторону, поэтому в презентации используйте крупные шрифты и небольшие объемы текста, а изображения используйте доступного для просмотра разрешения.

Завершение сеанса

В конце переговоров, как и при личной встрече, подведите итоги и убедитесь, что все участники выступили согласно плану конференции и регламенту, задали свои вопросы и получили на них ответы. Если у участников возникнет необходимость получить запись конференции, предоставьте им такую возможность. В завершение видеосвязи поблагодарите участников всех сторон и, в случае их согласия, завершите переговоры.

При соблюдении всех вышеуказанных правил создается обстановка обычного совещания или встречи, что обеспечит полный эффект присутствия и успешное завершение переговоров.

По данным компании TrueConf (http://trueconf.ua)

версия для печати