Система обработки расчетных ведомостей для Государственного центра занятости

24 февраля состоялся [пресс-тур #4938] компании ["ABBYY Украина" #4937] и Государственной службы занятости. Цель тура: ознакомление с работой Государственной службы занятости при приеме отчетов от работодателей с использованием технологии ABBYY FormReader и с задачами, которые были решены при внедрении информационных технологий.

Предпосылки

Большинство органов государственной власти регулярно собирают отчетность от субъектов предпринимательской деятельности и физических лиц. Современный уровень развития государства требует от органов государственной власти не просто сбора отчетов, а и их аналитической обработки. Для обработки данных из собранных отчетов их необходимо преобразовывать в электронный вид - переносить в информационную базу данных. Важным при этом является быстрый ввод информации и недопущение ошибок, так как это может привести к искажению выводов полученных в результате аналитической обработки. Справится с проблемами скорости и достоверности ввода данных из отчетов сегодня позволяют современные информационные технологии.

Государственная служба занятости Украины является государственным органом власти, отвечающим за разработку и реализацию политики занятости в стране. Одним из стратегических инструментов государственного регулирования занятости населения является создание системы общеобязательного социального страхования на случай безработицы. Для учета вносов страховых платежей в системе используются расчетные ведомости про начисление и перечисление страховых взносов в Фонд обязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы*. Ведомости принимаются ежеквартально и их количество соответствует количеству субъектов предпринимательской деятельности в Украине. Достаточно сказать, что только Киевский городской государственный центр занятости обрабатывает 180 000 таких ведомостей ежеквартально.

Одним из элементов стратегии Государственной службы занятости является установление партнерских и доверительных отношений с организациями-работодателями. Для реализации этой стратегии в 2004 году во всех районных Центрах занятости была введена в эксплуатацию Единая информационная автоматическая система (ЕИАС), позволяющая не только выполнять аналитическую обработку данных из принятых ведомостей, но и обрабатывать ведомости оперативно – в присутствии представителя работодателя. При вводе данных в ЕИАС вручную, на обработку одной ведомости уходило до 5 минут, что не могло не создавать очередей при сдаче отчетности. А это, в свою очередь, не позволяло успешно реализовывать стратегию установления партнерских отношений с организациями-работодателями.

Внедрение технологий ABBYY FormReader для автоматического ввода расчетных ведомостей.

Проанализировав возможные варианты решения задачи, было принято решение об использовании информационных технологий. Руководство Государственной службы занятости отслеживало опыт внедрения систем ввода в других организациях, в том числе в странах СНГ. Узнав об успешном опыте применения технологий ABBYY FormReader в Министерстве по налогам и сборам и Пенсионном фонде России, в октябре 2003 года руководство Службы обратилось в компанию ABBYY Украина с целью создания аналогичной системы по обработке расчетных ведомостей.

Изначально руководство планировало применение технологии обработки жестких форм** – предполагалось, что система будет обрабатывать типовые формы, уже установленного образца. Однако, данные формы не отвечали требованиям машиночитаемости***. Вопрос их изменения необходимо было решать на государственном уровне. При этом в дальнейшем ввод и использование измененных форм повлекли бы значительные денежные затраты, связанные с печатью большого их количества и распространением в регионах. Учитывая такие особенности, было решено задействовать технологию обработки гибких шаблонов – ABBYY Flexi Capture Studio****.

Для того чтобы апробировать технологии ABBYY на практике, в декабре 2003 года был запущен пилотный проект в Киевском городском центре занятости, где был установлен один комплекс системы ABBYY FormReader с применением технологии ABBYY Flexi Capture Studio. Опытная эксплуатация комплекса началась в январе 2004 года. Как и на любой другой первый месяц квартала, на январь пришлась пиковая нагрузка по обработке расчетных ведомостей. Поэтому в это время возможности системы и ее продуктивность были тестированы и оценены достаточно глубоко. Результаты работы системы удовлетворили всем требованиям руководства Центра. Было принято решение об установке 300 аналогичных комплексов в отделениях Государственной службы занятости по всей Украине. Поставка и установка комплексов ABBYY FormReader была завершена в марте 2004 года.

С началом использования системы ABBYY FormReader ручной труд операторов при обработке расчетных ведомостей был сведен к минимуму – помещению формы в сканер и проверке результатов распознавания. Сейчас процесс обработки выглядит следующим образом:

1. Прием бумажных форм расчетных ведомостей оператором.

2. Сканирование форм, распознавание результатов сканирования с помощью системы ABBYY FormReader. При обработке формы система может выявить два рода ошибок, которые требуют вмешательства оператора: ошибка взаиморасчетов – сигнализируют «Желтые флажки» (в этом случае данные передаются в буфер для перепроверки); ошибка распознавания или заполнения формы – сигнализируют «Красные флажки» (оператор вручную проверяет отмеченные участки и исправляет ошибки).

3. Сохранение результатов в базу – система предлагает сохранить результаты распознавания в базу данных сразу при отсутствии ошибок либо после их успешного исправления.

Продуктивность системы, результаты внедрения

Сегодня комплексы системы ABBYY FormReader, используемые в отделениях Государственной службы занятости, успешно справляются с пиковыми нагрузками. Комплекс позволяет обрабатывать расчетную ведомость одной организации в среднем за 35 сек, что существенно быстрее чем при ручном вводе. При этом, были решены главные задачи – уменьшение очередей и получении достоверных данных в ЕИАС.

Перспективы развития проекта

В 2005 году планируется внедрение технологий курсивного распознавания*****. По плану в марте 2005 года в Государственном центре занятости вновь будет запущен пилотный проект, по результатам которого будут рассмотрены дальнейшие перспективы внедрения данной технологии.

Примечания:

* Расчетная ведомость – расчетная ведомость про начисление и перечисление вкладов в Фонд обязательного государственного социального страхования Украины на случай безработицы. Данная ведомость графы с суммами, которые плательщик перечислил и которые должен был перечислись в фонд государственного социального страхования.

** Жесткие формы – это формы с одинаково-расположенными полями; если сложить несколько таких форм, то они совпадут на просвет.

*** Машиночитаемая форма – форма, в которой определение положения полей и отделение данных от разметки может быть выполнено автоматически с помощью программных средств.

**** ABBYY Flexi Capture Studio – технология, которая позволяет автоматизировать ввод данных с гибких форм. Гибкие формы – формы, которые содержат одинаковое смысловое содержание, но по-разному структурированные и оформленные, одни и те же поля (дата, название компании, сумма, адрес и т.д.) расположены на них не одинаково. При обработке таких форм используется не геометрическая привязка (как в жестких формах, когда расположение каждого поля известно), а смысловая – по названию полей.

***** Курсивное распознавание – распознавание чисел, написанных от руки «слитными» цифрами – когда цифры числа не разносятся по отдельным ячейкам, а пишутся все в одной графе.