18 января 2013 г
«Инком» обеспечила интеграцию «Мегатрейда» и Solid Group в единую систему по взаимодействию с юристами группы компаний «Октава»
По инициативе компании по управлению активами «Октава Капитал» «Инком» создала порталы по взаимодействию с юристами для группы компаний «Мегатрейд» и Solid Group. Реализация проекта была обусловлена необходимостью оптимизировать взаимодействие компаний с их юридическими департаментами. Все структурные подразделения этих компаний, которые работают с договорами и другими юридическими документами, отныне имеют доступ к автоматизированной системе, осуществляющей все коммуникации с юристами.
По словам директора по правовым вопросам «Октава Капитал» Татьяны Андриановой, в настоящий момент все компании группы объединены в единую систему для взаимодействия по юридическим вопросам, в основе которой лежат профильные корпоративные порталы, обслуживающие интересы отдельных бизнесов в рамках одинаковой модели. «Такой формат работы позволяет нам контролировать качество реализации юридической функции на уровне группы в целом, обеспечивать безопасность и защищать интересы всех бизнесов», - говорит Т. Андрианова.
На уровне компаний разработка специализированного портала автоматизирует работу с документами, которая на момент начала проекта была мало эффективной. В частности, при необходимости согласования или составления какого-либо договора все коммуникации между руководителем, подчиненным и инициатором задачи проводились в телефонном или почтовом режиме, что не позволяло отслеживать историю обращений и анализировать эффективность.
В процессе построения порталов важно было учесть целый ряд субъективных и качественных показателей, которые довольно сложно оценить: уровень ответственности за согласование документа, количество версий согласования и др.
Новая система должна была в первую очередь решить такие задачи, как:
1) получение инструмента, позволившего бы организовать создание, обработку и хранение заявок заказчика на юридическую консультацию;
2) возможность осуществления контроля над процессами обработки и подготовки ответов на заявки с целью повышения исполнительской дисциплины сотрудников юридических подразделений;
3) создание единого места хранения текстов и шаблонов юридических документов компаний для обеспечения быстрого доступа к информации;
4) структурирование и создание каталога документов с целью быстрого поиска необходимых материалов и исключения потери важных документов.
При выборе средств для решения задачи специалисты руководствовались целым перечнем факторов: это и рекомендации компании-подрядчика, опыт других компаний, консультации специалистов и многое другое. Важным требованием к выбранному решению была возможность дальнейшего масштабирования системы. Все это способствовало выбору платформы Microsoft SharePoint Server, которая хорошо зарекомендовала себя на рынке. К тому же в компаниях группы «Октава» давно имеются внутренние порталы на базе Microsoft SharePoint Server.
Полученные в результате внедрения юридические порталы на базе Microsoft SharePoint представляют собой мощный инструмент для взаимодействия при совместной работе в сети.
На порталы возложен целый ряд перспективных задач, которые должны повысить эффективность работы компаний: автоматизировать работу юридического документооборота, сохранять истории всех запросов, обеспечивать налаженный процесс работы с рассылкой мгновенных уведомлений (о назначении, о статусе выполнения), сохранять документы в системе с возможностью поиска в любой момент.