Частые путешествия, работа вне офиса — обычное дело. Но как быть, если при этом требуется обеспечить доступ к документам и полноценное взаимодействие

Жизнь современного делового человека — в постоянном движении, и работа вне офиса постепенно становится неотъемлемой ее частью. Причем современный офис — не столько "место для создания и складирования документов", сколько средоточие информационных потоков, которые в конечном счете и генерируют доходы. Но как при работе "на выезде" не оборвать эти связующие нити?

Если вы находитесь в офисе своей фирмы, из которого можно поддерживать связь со всем миром, у вас нет проблем с отсылкой клиентам факсимильных сообщений или e-mail. Но предположим, что вы едете в своей машине в командировку, и вдруг вам внезапно звонит по мобильному телефону один из ваших заказчиков и требует, чтобы вы обработали документ, который он вам выслал факсом в офис, находящийся на расстоянии сотен или тысяч километров от вас. Что делать?

Или иной пример: необходимо поработать в Internet, например, сделать заказ через один из сайтов фирмы, подсоединиться к ёбазе данных, прочесть текущие новости, переслать видеоролик или презентацию, — но на улицах чужого города (тем более на автотрассе, в горах или на берегу моря) непросто найти телефонный разъем для модемного подключения к Сети вашего ноутбука или КПК.

Повторение вновь и вновь любой из этих ситуаций может послужить достаточным основанием для организации мобильного офиса. Что входит в его состав и как его компоненты связаны между собой — об этом мы и расскажем в данной статье. А правильно построенный мобильный офис сделает вашу работу на выезде более эффективной и безопасной.

Дела конторские

Основа основ офисной среды — работа с документами: создание, редактирование, просмотр. Большей частью речь идет о текстовых документах и таблицах, в которые вкраплена более или менее насыщенная графика. В дополнение к этому отдельным пунктом идет создание, редактирование и показ презентаций. Вполне понятно, что все это впрямую относится к функциональности Microsoft Office. Соответственно, центральный компонент вашего мобильного офиса — портативный компьютер — должен обеспечивать нормальную работу с приложениями этого пакета.

Из офисной функциональности вытекает набор дополнительных требований к комплекту вашего мобильного оборудования: оно должно обеспечивать ввод/вывод документов — сканирование плюс распознавание, а также печать. Кроме того, совершенно необходимыми функциями являются работа с корпоративной и личной электронной почтой, а также удаленный доступ к корпоративным БД-приложениям.

И, наконец, попробуйте найти офис без телефона — в данном случае мобильного. Впрочем, эта последняя функция не является проблемой сама по себе, однако она обеспечивает реализацию мобильного доступа в Сеть.

Мегагерцы, килограммы и часы

Сердце мобильного офиса — мобильный ПК. Обеспечить функционирование офисных приложений в нем — не проблема, какой бы класс мобильных устройств мы ни взяли. Версии Microsoft Office существуют для бесклавиатурных карманных ПК с операционной системой Microsoft PocketPC 2002, а для КПК Palm и их клонов имеется несколько офисных пакетов, совместимых по форматам файлового экспорта/импорта с приложениями Microsoft. Проблема в оптимизации вашего выбора по трем параметрам.

Во-первых, это удобство создания/редактирования объемных документов (фактически речь идет о наличии клавиатуры — полноразмерной или малогабаритной). Собственно, это выбор между традиционным ноутбуком, карманным ПК с клавиатурой и КПК без клавиатуры.

Во-вторых, это габариты, вес и временя автономной работы вашего мобильного ПК. Будете ли вы в вашей поездке привязаны к автомобилю или комнате отеля? Возможно, вам потребуется большая свобода перемещений и доступ к документам "в полевых условиях", и в этом случае будет ли вам удобно носить с собой двух-трехкилограммовый кейс или лучше обойтись КПК с клавиатурой?

Последний вариант, кстати, позволяет работать с документом действительно везде, а "нормальному" ноутбуку все-таки нужен стол — на коленках его не очень-то удержишь. Ну а если необходимо обращаться к рабочей информации в течение всего дня, в любой момент и в любых условиях — без традиционного КПК не обойтись, поскольку лишь он предоставляет столь высокую степень компактности и мобильности. Клавиатурные устройства вроде HP Jornada 720 не очень-то поносишь в карманах — как-никак, 500 грамм веса. А с точки зрения продолжительности автономной работы вне конкуренции КПК Palm — благодаря маломощному процессору она измеряется не часами, а днями и даже неделями.

И, в-третьих, цена. О ней мы подробнее поговорим, охарактеризовав устройства каждого класса подробнее.

Ноутбук ноутбуку рознь

Предположим, вы решили, что в дороге вам нужен более или менее полноценный ПК, то есть ваш выбор — ноутбук. Как выбрать то, что вам нужно? Для этого желательно знать, что предлагается на рынке вообще и чем изделия отличаются друг от друга.

Классифицировать ноутбуки непросто: сколько поставщиков, столько и вариантов. К примеру, достаточно стройную систему предлагает Compaq — ею мы и воспользуемся. В очень упрощенном варианте выглядит она следующим образом.

Ноутбуки бывают тонкие и толстые. Толстые ноутбуки делятся на так называемые All-in-One-устройства (полноценно заменяющие настольный ПК) и бюджетные ноутбуки (габаритом такие же, но в них и экран поменьше, и процессоры послабее, и аккумуляторы не столь емкие).

Тонкие ноутбуки, в свою очередь, делятся на сбалансированные модели, ориентированные на преуспевающих бизнесменов (в них применяются только хорошо отработанные комплектующие) и ультрапортативные, сверхлегкие ноутбуки, в которых все подчинено уменьшению габаритов и снижению веса. Ультрапортативные модели могут весить 1—1,7 кг и иметь 10—12-дюймовый экран, однако стоят такие ПК едва ли не столько же, сколько ноутбуки All-in-One.

Вообще, компактность и легкость клавиатурных устройств стоит больших денег. К примеру, те же handheld-модели КПК от Hewlett-Packard стоят на украинском рынке, как правило, не дешевле $1000 — за эти деньги можно приобрести приличный ноутбук "бюджетного" класса, пусть он и весит не полкило, а 2—3 кг.

Стремление сэкономить на стоимости ноутбука может подвигнуть вас к покупке техники, бывшей в употреблении. Однако следует очень хорошо подумать, прежде чем связываться со старым "железом". Ведь даже при идеальных условиях эксплуатации надежность компонентов ПК неизбежно снижается, а вероятность отказов растет. Учитывая, что в ноутбуках сплошь и рядом используются нестандартные комплектующие, вы можете оказаться в сложном положении, когда запчастей к данному изделию нет ни в одном из местных сервисных центров.

Выбирая конкретную модель, помните, что частота процессора — едва ли не последний по значимости параметр для ноутбука (а не наоборот). И если говорить о процессорах, то скорее важен его тип и поддерживаемая им технология энергосбережения — непосредственно влияющая на длительность автономной работы (см. ЧИП 12/2001, с. 48).

Обратите внимание на наличие CD/DVD-дисковода и оцените, насколько он вам может оказаться необходимым в условиях недоступности настольного ПК. Еще два компонента, без которых в поездке не обойтись, — это модем и сетевой адаптер, встроенные в ноутбук или выполненные в формате карточек PC-Card.

Убедитесь в том, что у данной модели ноутбука есть интерфейсы (USB, i√Link/IEEE1394 и т. д.), обеспечивающие подключение мобильной периферии (цифровой фото- или видеокамеры, принтера, сканера) или вашего карманного ПК. Последний не является периферией, зато отлично дополняет ноутбук, обеспечивая своему хозяину дополнительную степень свободы в условиях, когда брать с собой даже ультрапортативный ПК представляется затруднительным.

Запас карман не тянет

Карманный ПК, как известно, не может полностью заменить настольный компьютер и тем более ноутбук, однако он является отличным дополнением к ним. Впрочем, в автономном режиме, без ПК, он также может оказать неоценимую помощь, если вы готовы смириться с отсутствием клавиатуры. Клавиатурные КПК, или handheld-устройства, в силу своей цены — скорее роскошь, чем удобство.

Однако выход есть — и обойдется он вам в $60—100: именно столько стоит клавиатура для КПК, складная (Palm Portable Keyboard или GoType! Pro) или просто малогабаритная (GoType! и некоторые другие модели). Правда, складные конструкции, помимо цены, имеют еще один недостаток: при работе они должны лежать на плоской поверхности вроде стола или кейса.

Выбор КПК — столь же нетривиальная задача, как и выбор ноутбука. Вам необходимо обратить внимание на наличие и тип разъемов для карточек памяти и периферии (см. ЧИП 2/2002,

с. 86). Если вы планируете использовать КПК в поездке как самостоятельный компьютер, вам потребуется сетевая плата в формате карточки, поддерживаемой вашим КПК. Еще вам понадобится USB-переходник для связи с периферией, а также специальный модем или переходник к обычному модему (см. фото внизу).

Трубка с запросами

Если модем подключать некуда (поблизости нет стандартных телефонных разъемов), единственный выход — использовать в качестве средства доступа к Internet вообще и корпоративным почтовым серверам и серверам приложений мобильный телефон. Конечно, стандартный GSM-доступ обеспечивает крайне низкую скорость передачи данных, порядка 14 Кб/с, однако этого хватит для того, чтобы получить и отправить почтовые сообщения.

Главное — наличие у телефона инфракрасного порта для передачи данных. Вещь это вполне обычная, и цена трубки с ИК-портом не превышает $100. Как правило, такие трубки поддерживают и WAP-доступ к Сети. WAP (Wireless Application Protocol) — это набор протоколов, которые дают возможность пользователям мобильных телефонов и других беспроводных устройств работать в Internet (для многих популярных сайтов существуют WAP-версии), пользоваться звуковой и электронной почтой, принимать факсы.

WAP работает с множеством стандартов, в том числе GSM и CDMA, и функционирует со всеми ОС для портативного компьютера и КПК. На украинском рынке WAP-доступ предлагают, к примеру, "Киевстар" и UMC, а самыми недорогими моделями WAP-телефонов являются Motorola T192 или Siemens C35.

Без проводов

При использовании инфракрасной связи телефона и КПК устройства должны располагаться рядом и смотреть ИК-портами друг на друга. Не всегда это удобно — и возможно.

Впрочем, выход есть. Практически все перспективные модели КПК используют, помимо ИК-порта, беспроводную радиотехнологию обмена данными между компьютером и периферией IEEE 802.15.1 Bluetooth. Пока Bluetooth-периферия (и Bluetooth-телефоны) достаточно дороги, однако это вопрос времени.

Изначально эта технология была разработана компанией Ericsson Mobile Communication в 1994 году. Bluetooth лучше всего подходит для небольшого офиса и практически не предназначена для создания локальных сетей или WAN-доступа. Она требует установки приёемопередатчика на каждом из подсоединяемых приборов. Типичные решения Bluetooth обеспечивают скорость передачи до 11 Мб/с на расстояниях около 10 м.

Технология Bluetooth имеет несколько преимуществ перед инфракрасной передачей данных: IrDA обеспечивает соединение лишь двух устройств одновременно, в то время как Bluetooth связывает поддерживающие его системы, находящиеся в пределах "слышимости". Bluetooth позволяет соединять, например, КПК и сотовый телефон, не вынимая эти устройства из карманов. Путешествующий бизнесмен может начать поиски подходящего принтера в фойе отеля, как только он туда вошел, а также послать файл на этот принтер на распечатку.

Гибриды на пороге

Даже при наличии поддержки Bluetooth использовать два карманных устройства — КПК и телефон — не слишком удобно. Главная проблема в наличии двух комплектов батарей. Во-первых, их нужно заряжать, а во-вторых, они не такие уж легкие — в конце концов, именно они вносят основную долю в вес мобильных устройств.

Это понимают разработчики как КПК, так и телефонов. Движение в направлении создания универсальных устройств, объединяющих в себе офисно-организационные и коммуникационные функции, началось в прошлом году. Сейчас так называемые "смартфоны" (телефон с функциями КПК) и карманные ПК с GSM/GPRS- или CDMA-модулями уже есть в продаже (см. ЧИП 3/2002, с. 27). Стоят они дороже $1000, за исключением уникального устройства Handspring Treo, цена которого вместе с пакетом GSM√доступа составляет в Европе примерно $400. Возможно, вскоре Treo приедут и в Украину.

Мебель решает все

Говоря об удобстве мобильного офиса, нельзя не отметить такую вещь, как столик или подставка для портативного компьютера. Вспомните, как неудобно держать открытый ноутбук на коленях, не говоря уже о том, чтобы работать с ним в таком положении. Иногда так приходится просиживать часами, чтобы вовремя успеть закончить обработку документов.

Существует несколько видов подставок для портативных компьютеров, один из которых раскладывается в маленький столик с выдвижными полочками (DeskShelf), другой заменяет компьютерный стол и может использоваться для транспортировки небольшого количества документов (AutoExec Mobile Office Desk), а третий пристеёгивается к рулевому колесу вашего автомобиля (DeskShelf).

Несмотря на достаточно высокую стоимость таких подставок, они существенно увеличивают производительность вашего труда, например, количество страниц, которые можно обработать за единицу времени. И кроме того, меньшая утомляемость будет способствовать сохранению вашего хорошего настроения.

Печать без проблем

Для эффективной работы на выезде вам необходим портативный принтер, который по величине не превышал бы размеры портативного компьютера, так чтобы его было удобно взять с собой и подключить, например, в автомобиле. В линейках струйных принтеров нескольких ведущих производителей есть цветные портативные модели, печатающие черными или трехцветными чернилами на бумаге формата А4.

Как правило, портативные принтеры по функциональности полностью аналогичны недорогим настольным моделям. Скорость печати типичного мобильного принтера составляет 5 страниц в минуту в чёерно-белом режиме и 2 страницы в минуту в цветном.

При установке специального картриджа принтер можно использовать как мобильный сканер. Это решение может оказаться существенно более дешевым, чем применение специальных сверхкомпактных сканеров-"ручек" с Flash-памятью.

Правда, есть еще одна возможность ввода текстовой и графической информации в ноутбуки и КПК с "твердых" носителей — цифровая фотокамера. При размерах матрицы 3 млн пикселей оказывается вполне возможным получить растровое изображение документа формата A4 с разрешением, достаточным для качественного распознавания текста. Фактически, необходимость в сканере отпадает, даже если вы используете 2-мегапиксельную камеру, поскольку документ можно снять и распознать, разделив его на фрагменты.

Без питания — никуда

При работе на выезде вам следует также позаботиться о выборе источников питания для вашего портативного компьютера и периферии. Вам самому следует решить, будете ли вы использовать аккумуляторы или автомобильные адаптеры, питающиеся от гнезда прикуривателя автомобиля.

В последнем случае можно использовать специальный разветвитель для того, чтобы подключать больее одного устройства в гнездо прикуривателя. И в завершение, еще три вещи, которые можно было бы включить в состав мобильного офиса — это цифровой диктофон, детектор валюты и GSM-модуль для вашего КПК (в формате Compact Flash или Secure Digital Card) или ноутбука (в формате PC-Card).

Доступ и защита

Для обеспечения безопасности и защиты корпоративной информации доступ к внутренним Web-сайтам большинства компаний, как правило, разрешен лишь из внутренней TCP/IP-сети intranet. Чтобы получить возможность доступа к корпоративным данным извне, нужно соответствующим образом настроить, во-первых, корпоративный брандмауэр, и во-вторых, сам Web-сервер. В последнем случае сервер должен поддерживать специальный защищенный протокол Web-доступа, HTTPS. Фактически, это требует установки специальной версии Web-сервера или дополнительных модулей.

Забота об обеспечении безопасного доступа к корпоративным данным ложится исключительно на системных администраторов, однако первоначальное решение о необходимости внешнего доступа должно принять руководство компании. Помните об этом и заблаговременно убедитесь в том, что доступ к корпоративным ресурсам извне возможен (то есть разрешен в принципе) и настроен. Проверьте, работает ли он, прежде чем отправляться в командировку. Возможно, настройка ПО на мобильном ПК также потребует участия системного администратора.

Счастливого пути!

Мы перечислили основные компоненты мобильного офиса и полагаем, что вы сможете создать такой офис своими силами, если четко определите требования к нему. А удачно подобранные компоненты сделают ваш бизнес намного более эффективным и улучшат ваши отношения с клиентами и партнерами.